NENÍ ČAS ZTRÁCET ČAS: PROČ I OSVČ A PROJEKŤÁCI MĚŘÍ A REPORTUJÍ VE SVĚTĚ GIG ECONOMY O 106

publikováno v říjnu 2022 | audio verze na SoundCloud zde | na YouTube zde | odběr LinkedIn newsletteru zde

“Chci na volnou nohu, chci, aby moje práce měla smysl. A už abych konečně nemusel/a dělat nesmyslné úkoly jako třeba nekonečné a zbytečné reportování a výkazy… Také doufám, že si na volné noze dostatečně vydělám… a že budu mít dostatek svobody dělat práci, co chci a kdy chci” slýchávám občas u klientů, kteří se se rozhodují na aktuální profesní křižovatce odejít z větší organizace, často korporace, na volnou nohu. Ale mám pro ně často smutnou zprávu…

V článku sdílím vlastní desetiletou zkušenost freelancera s trekováním a řízením času & peněz jako kontext pro představení appky www.IKnowMyTime.com. Načtenou audio verzi najdete na mém SoundCloud zde.

Po více než deseti letech freelance života musím potvrdit, že být sám sobě šéfem je někdy za odměnu, ale někdy i za trest;). A někdy se prostě vyplatí být i tím šéfem sám sobě, co vás samotné tak trochu prudí. A to i těmi výše proklínanými a zatracovanými procesy, výkazy, i reporty, které často při přechodu na volnou nohu možná toužíte opustit.

Asi si říkáte, k čemu tedy jsou reporty, když už nemáte žádného, jak jsem už psala, proklínaného šéfa, nebo nesmyslné korporátní procesy? Ale i na volné noze reportujeme o106, jak uvádí i název článku. A my se v něm podíváme pořádně na to, kdy/proč/jak i lidi pracující na sebe (volnonožci, freelanceři, ale třeba i projektoví pracovníci) reportují dobrovolně a co jim to přináší.

🟦 MODEL: REPORT JAKO DŮKAZ PRAXE A ODVEDENÉ PRÁCE

Nejdříve se podívejme na reportování svému okolí. Příkladů by se možná našlo více - já uvedu 3 nejčastější, se kterými se setkávám běžně, konkrétně v mé školicí a koučovací praxi, směrem ke klientům či jiným organizacím:

určitě musíme reportovat klientům během realizace, zejména u dlouhodobějších, zakázek
často předkládáme reporty budoucím klientům, u kterých se o zakázky teprve ucházíme, a to v rámci výběrových řízeních
občas také musíme vykázat rozsahy zkušeností, a to třeba členským či certifikačním organizacím, kde potřebujeme prokázat rozsah naší expertízy

Ad 1 - někde k fakturaci přikládáme v podstatě nějakou variantu pracovního výkazu, někde reporting “jen” vypíšete do faktury… tady určitě záleží na rozsahu zakázky. Je asi jasné, že když fakturuji jedno školení, tak na tom není coby… ale pokud už je to třeba aktuální počet koučovaných pro firmu v daném měsíci, pak je jasné, že evidenci musíme vést. A to opravdu nechceme sčítat růčo.

Ad 2 - výběrová řízení nejsou jen doménou státní správy, ale i velkých korporací - často jsem musela ve své praxi přikládat přehledy odkoučovaných klientů či počty odškolených typů zakázek za posledních x let - kdy, kolik hodin, který typ klienta atp.

Ad 3 - doložení expertízy - př. mám sedět v nějaké odborné komisi, nebo se hlásím do nějaké členské organizace - opět: doložte anonymizované seznamy klientů, zakázek za posledních x let.

V tomto modelu prostě potřebujeme mít evidované výstupy mé práce. Protože jde často o reporting, který je nutné dělat nejen průběžně, ale i ad hoc. A často za poměrně rozsáhlá několikaletá období, s nutností vykázat dlouhé seznamy drobných položek, dílčích spoluprací, které jde zpětně poskládat fakt obtížně.

🟦 MODEL: REPORT JAKO “HLÍDAČ” ROZUMNÉ HODINOVÉ SAZBY

Ať jako volnonožec, nebo projektový pracovník, nebo externista pracující dlouhodobě pro jednu organizaci na part time (tj. různé typy spoluprací typické právě pro současné gig workers v rámci gig economy neboli zakázkové ekonomice) jsme často placeni NE na základě odvedeného počtu hodin/dní (př. počet odkoučovaných, počet lektorovaných lekcí), ALE na základě fixní měsíční odměny, do které se prostě musíme časově vejít a v ní odevzdat konkrétně nastavené výsledky práce (př. za 10k měsíčně nám spravujte tyto xyz sociální sítě s takovým a makovým počtem postů a interakcí).

Jeden měsíc nám tak vyjde supr: mám odpracováno celkem málo hodin a pro zaměstnavatele odevzdávám uspokojivé výsledky práce za tento měsíc. Tj. tento měsíc mám v přepočtu fakt bezva vysokou hodinovou sazbu. Druhý měsíc se zaseknu na nějakém problému a počty hodin mi brutálně naskočí. Tento měsíc je moje hodinovka horší než vydělá moje dcera na studentské brigádě.

V tomto modelu je výzvou si držet nějaký rozumný hodinový “rate”. Hlídat si prostě, že za daný fix dělám rozumné počty hodin, abychom nezjistili, že děláme sice práci a zakázku snů, ale v reálu za 58 CZK/hod. Jasně, že budou období, kdy se bude dařit lépe a kdy hůře, ale pointa je, hlídat si (ideálně automatizovaně) v dlouhodobém horizontu rozumný průměr. Z tohoto důvodu si sama sleduji odvedené hodiny a průběžně si je porovnávám s měsíční dohodnutou sazbou.

🟦 MODEL: REPORT JAKO KLÍČ K SMYSLUPLNÉMU NASTAVENÍ VLASTNÍ CENOTVORBY

Jedním z největších oříšků volnonožců je se adekvátně ohodnotit. Nastavit si dobře ceny. Na toto téma bylo napsáno už tisíce článků. A je jasné proč - je to základ toho, abychom byli schopni na trhu finančně přežít. Ale i pro lidi, kteří podnikají tak nějak více pro radost a netlačí je tolik finance (ano, i takoví jsou mezi námi), je toto důležité. Zaplacení odvedené práce klientem je druh zpětné vazby. A i přivýdělek u hobíka, který nemá jako primární cíl pokrýt si ze zájmového projektu plně náklady, se časem, pokud nemá ani očekávaný malý přivýdělek, může stát z vedlejšáku zdroj frustrace než radosti.

Kalkulovat cenu samozřejmě nemůžeme jen tím, že se po okolí mrknu, za kolik to prodává konkurence. Musíme si být vědomi toho, že si nejen pokryjem vlastní náklady, ale také si reálně vyděláme. Já, jako kariérový poradce a lektor, budu za sebe hovořit zejména o prodeji služeb a/nebo know-how. Ale platí to z části i u kalkulace produktů, kde se podílím na tvorbě (zejména malí tvůrci bez zaměstnanců a výrobních linek). Např. prodávám svůj “Kariérový diJÁř” za částku, která mi z 70% kryje náklady, ale 30% mi pokrývá jak čas na organizaci eshopu, ale zpětně i proplacení času, kdy jsem produkt vytvářela.

Lidé zvažující dělat více svobodně (na sebe, či jako kontraktoři pro více organizací) si často neuvědomují, že na volné noze, nebo jako najímaný externista, nedostávám proplacen veškterý čas, který prací trávím. A placenými zakázkami tedy pokrývám toto vše níže uvedené.

Konkrétně jako OSVČ lektor musím fakturací jednoho školení pokrýt např. také:

obsahovou přípravu materiálů (téměř vždy časem přesahující samotnou délku školení)
komunikaci s klientem (emaily, telefonáty, vylaďovací online calls, follow-up komunikaci)
další administrativu (př. komunikace s finančákem, ale i třeba s klienty ohledně upomínek neproplacených faktury atp.)
obchod, do kterého spadají nejen úspěšné schůzky ukončené zakázkou, ale i mnoho neúspěšných, které k fakturaci nevedou
vlastní promo, marketing (aktualizace webů, socsítí), PR, průběžný networking
vlastní vzdělávání
náklady spojené s chodem živnosti (odvody, ale i náklady na účetní, náklady na weby, domény, HW&SW, telefon, grafiky, poštu, prostory pro práci)
dále si pak musíme ze zakázky odkládat na nemocenskou, důchodové připojištění, případně dovolenou - pokud si ji můžete dovolit:), neb v rámci ní a) jednak nevyděláváte a b) jednak ani netvoříte další pracovní přiležitosti
a také na slabší části sezóny nebo situace typu “covidové roky s kupou nových pracovních omezení”
business development - prostor, čas přemýšlet, plánovat, jak vlastní business rozvíjet dále

Většinu zaměstnanců napadne často jedna, dvě položky z tohoto seznamu. Proč také nad tím bádat, když sama nepodnikám. Bohužel komplet výčet (a to v něm možná i něco chybí), nejsou často schopni dát dohromady ani volnonožci samotní, zejména na začátku své freelance kariéry. Často se setkávám s tím, že kalkulují tak nějak intuitivně, aby jim to “nějak na konci měsíce/roku vycházelo”. A to mi tedy přijde dost punk přístup.

Přitom klíč k řešení je poměrně jednoduchý:

1) vytvořit si vlastní jednoduchý systém reportingu času

2) ten systém dlouhodobě držet

3) být schopen si ta data vyhodnotit a promítnout do řízení cen i svého času

Nic více, nic méně. Pokud vím, že kolem, na první pohled super placené, školicí jednodenní zakázky, nakonec lítám x dní, tak vím, asi i intuitivně, že to nebyl “moc dobrej deal”. Ale abych přešla k tomu, JAK to efektivně nastavit, potřebuji čísla. Možná budu potřebovat zkrátit rozvleklé schůzky s klientem kolem organizace předem, možná s sebou musím více hejbnout při přípravě, možná musím nějak zefektivnit email komunikaci s účastníky během mezi jednotlivými školeními.

To jsou v podstatě důvody, proč reportujete i u velkých zaměstnavatelů. Každá rozumná firma si prostě potřebuje zefektivnit na maximum čas svých lidí. Ale je fakt, že zejména ve větších organizacích se reporting časem může zvrtnout jen do toho, že vykazujete, jen proto, že se to chce, ale máte pocit, že s daty nic nikdy nedělá.

Nicméně pokud pracujete sami na sebe - jako OSVČ, nebo máte třeba kombinaci pár dílčích úvazků pro 2-3 firmy, pak tyto mikro-analýzy prostě musíte průběžně dělat. Jinak budete těžko vědět, kde je prostor pro zlepšení. A oproti korporátu máte jednu výhodu - sami u sebe vždy víte, že váš šéf (=vy:) se tím opravdu zabýval.

Napadá mě ještě jedna situace, kdy jsem jako OSVČ váhala, zda do nějaké zakázky jít či ne. Jde o tzv. bartery, nebo třeba pro bono spolupráce (třeba pro nějaké neziskovky, studentské projekty atp.). Někdy to možná zní drsně, nebo sobecky, ale někde prostě musíme udělat dělicí čáru a něco již odmítat. Nejsme zaměstnanci s jistotou platu, co nám každý měsíc přijde. A nelze prostě pomáhat zdarma všem, freelancer si na konání dobra musí nejprve vydělat komerčními zakázkami. Já si vždy pro daný rok (i podle růstu businessu) určím cca nějaké %, které z mého času chci a mohu věnovat pro bono aktivitám. A to si pak průběžně během všech dvanácti měsíců sleduji.

Můžete namítnout, že si pamatujete, čím trávíte čas. Ano, jsou práce, kde mám minimum klientů a i typ činnosti je stále stejný. Ale pokud jsou vaše spolupráce pestřejší, pak to v hlavě fakt držet vše nejde. A rozhodně ne tak, že si nějaký report z hlavy vytáhnete zpětně za období x měsíců. Také moje hlava nedrží různé poměry aktivit - př. pracovní vs. soukromý čas, pro bono aktivity vs. komerční, práce s klienty vs. psací zakázky atp.

Nehledě na to, že i pokud jako freelanceři zároveň řešíme spolupráci s pár subdodavateli, tak hlídáme i jejich čas a efektivitu. Do toho, třeba jako rodič, možná někteří řešíte ještě také kalendáře rodiny, hlídačky vašich dětí atp. Tolik informací je prostě již neudržitelné a nesmyslné držet pouze v hlavě. A proto stojí za to najít si jednoduchý systém, který nám s trekingem času pomůže.

Před výběrem appky si je třeba samozřejmě říci, co chci trekovat a jakým způsobem. Abych zjistila, že aplikace dané parametry má.

🟦 PARAMETRY, KTERÉ STOJÍ ZA TO, PŘI TREKOVÁNÍ VLASTNÍHO ČASU, SLEDOVAT

Co tedy já sama sleduji a trekuji?

Určitě samozřejmě klienty dle jména - ať B2B (organizace, pro které školím, konzultuji, či dělám metodickou expertní práci) nebo B2C (jednotlivci na kariérových konzultacích).
Dále chci filtrovat a vidět oddělení pracovních (#w jako “work”) a soukromých (#p jako #private) aktivit v celkových součtech. Toto řeším zejména jako určitou prevenci syndromu vyhoření. Někdy to člověk s prací v nějakém období prostě “přepískne” a potřebuje to vybalancovat. A není nad to to vidět opravdu vizualizované, protože náš mozek nás umí pěkně slušně obelhávat (“mám pocit že to rychle uteklo / že to bylo delší, než byla realita”).
Dále dělím pracovní kategorie na ty, co mi přináší peníze tj. za co fakturuji a na ty, které dělat musím, ale do fakturace to musím skrýt. V mém případě jde u těch fakturovaných aktivit zejména o: školenÍ / kariérové konzultace / odbornou práci (jako př. psaní metodik, práce funkčním designu pracovních portálů a career aplikací).
Ty všechny aktivity, které klient ve faktuře přímo nevidí, ale zahrnuty tam být musí. Vypsala jsem je v podstatě už výše a tyto typy aktivit uvnitř každé zakázky si odděluji b barevně. Aktuálně a dlouhodobě používám tyto 4 kategorie: administrativa (zejm. emaily, telefonáty, zpracování podkladů pro účetní atp.) / obchod (pracovní schůzky, networkovací akce, ukázky práce zdarma) / PR a marketing (obsahový marketing vč. psaní blogů, postování, promo akcí, aktualizace webů) / sebevzdělávání se (kurzy, čtení odborné literatury atp.)
Vyfiltrovat si pak někdy potřebuji: 1// všechny typy aktivt u jednoho klienta (co jsem pro danou firmu vše dělala vč. toho, že chci vidět, kolik z toho bylo těch výdělečných a kolik nevýdělečných aktivit kolem) nebo 2// naopak jeden typ aktivity napříč klienty (př. u kterého klienta mám nejvíce meetingů) nebo 3// aktivity za různá období … a to vše vyfiltrované si pak podle potřeby řadit - např. podle délky meetingů (př. vidět, které byly nejdelší, a zamyslet se nad jejich zefektivněním)
A v neposlední řadě je pak fajn si ty vyfiltrované parametry provázat s financemi. Ať si k tomu přidám hodinovku a pěkně se mi spočte finální částka. Nebo obráceně, zadám si sazbu za měsíc, na kterou jsem dohodnutá s klientem, a hlídám si, aby mi za odvedenou práci na konci měsíce zůstala rozumná hodinovka.

Opravdu to není nic složitého. Jde o to si jen předem trochu promyslet (nebo klidně ode mě zkopírovat:), co potřebujete sledovat. A pak to prostě poctivě trekovat = zapisovat si a sčítat.

🟦 TREKUJ S “I KNOW MY TIME” - VÝZVA 🟦

Trekovacích nástrojů je na trhu kupa. Pokud si nutně potřebujete zapnout timer, tak vám bude vyhovovat třeba poměrně známý Toggl a jemu podobné appky. Pokud ale, stejně jako já, používáte pro komunikaci s klienty téměř vždy kalendář, pak asi nebudete chtít vše z kalendáře přepisovat nebo jinak exportovat do dalších aplikací. Kalendář je prostě moje východisko, kde mám zapsané vše - jak plány, tak pak zaktualizovanou realitu.

Vždy jsem tedy chtěla, aby se mi v reálném čase prostě zobrazovalo vše výše popsané v reportingu přímo z mého kalendáře. To byl vždycky sen mého “business development já”:).

Ještě pár let dozadu na trhu téměř nic podobného nebylo. Dnes má pár z vás, co si platí vyšší verze Google Workspace tzv. insights. Ale ty mi přináší jen zlomek toho, co k řízení mého podnikání potřebuji. Najdete i pár dalších aplikací, které toto vše umí, ale jsou většinou na naše CEE poměry docela drahé, a cílené spíše na firemní týmy.

I proto jsme s kamarádem Pavlem před pár lety navrhli a udělali pro sebe i pro vás aplikaci I KNOW MY TIME (aka IKMT).

Ta za mě odráží přesně to, co potřebuje každý freelancer nebo projektový pracovník, který dělá na více projektech, pro více týmů, a potřebuje si svoji práci trekovat a výsledky jednoduše filtrovat. A proč o IKMT více píši až teď? Jednak jsem si za posledních 5 let ověřila, že bych bez toho jen těžko připravovala business development plány vždy na nový rok, a také jsme prostě appku přiohýbali postupně reálným potřebám freelancerů - nejen mě, ale také uživatelům, kteří nám z celého světa postupně psali své postřehy a nápady. A teď jsme vše dali do kupy a na svět pustili novou super rychlou verzi.

Pokud tedy používáte alespoň trochu Google kalendář, a pokud vás článek zaujal, pojďte s námi to malé měsíční výzvy:

1) zaregistujte se do https://iknowmytime.com, a to pomocí účtu, na kterém používáte Google kalendář (registrace i užívání je zdarma)

2) trekujte si alespoň 30 dní ve vašem Google kalendáři veškeré vaše aktivity

během toho popřemýšlejte, které kategorie ve vašem případně potřebujete trekovat

3) napište na LinkedIn post, ve kterém mě označíte, a to na téma: jak jste za pomocí IKMT poladili váš time management, a díky tomu třeba i koncept cenotvorby, ve kterém nás označíte

na konci listopadu + na konci prosince vylosujeme vždy jednoho uživatele, kterému pošleme www.diJAr.cz

⚠️ Pozor: aktuálně tj. X.2022 máme její update hotový pouze pro desktop, pro mobil teprve aktualizace chystáme! ⚠️

Budu ráda, když se do výzvy zapojíte. Nejen, že nám uděláte radost, že IKMT je užitečné i pro vás. Ale bude super, když vám ten měsíc trekování vašeho času přinese nějaké zajímavé poznatky, které vám pomohou vyladit třeba váš aktuální balanc soukromí vs. práce, či cenotvorbu, či rozložené vaší práce v čase.

Petra, CareerDesigner & IKnowMyTime.com